Überblick
Der Bereich Verwaltung bündelt alle operativen und finanziellen Aufgaben rund um Ihre Mietobjekte in einem integrierten Arbeitsbereich. Auf der einen Seite steuern Sie Ihre Mietverhältnisse im Modul Mieter, pflegen alle Personen und Organisationen im Modul Kontakte und erstellen rechtssichere Nebenkostenabrechnungen für Ihre Objekte. Auf der anderen Seite verwalten Sie Bank-Transaktionen, überwachen Ihre Einnahmen aus Mieten und anderen Quellen und behalten alle immobilienbezogenen Ausgaben im Blick. Übersichten, Filter und integrierte Workflows sorgen dafür, dass Stammdaten, Zahlungen und Betriebskosten nahtlos zusammenpassen.
Mieter – alle Mietverhältnisse im Blick
Im Bereich Mieter verwaltest du sämtliche Mietverträge deiner Einheiten – vom ersten Einzug bis zum abgeschlossenen Mietverhältnis. Die Kopfzeile zeigt auf einen Blick, wie viele Mietverhältnisse insgesamt, aktiv, gekündigt oder bereits ausgezogen sind. Über Statusfilter grenzt du die Liste auf die für dich relevanten Verträge ein, zum Beispiel nur aktuell laufende oder kürzlich beendete Mietverhältnisse.
Die Tabelle fasst alle wichtigen Informationen je Einheit zusammen: Namen der Mieter, interner Einheitscode, aktueller Status, Miete inklusive Nebenkosten pro Monat, Mietbeginn und Mietende sowie die vereinbarte Fälligkeit der Zahlung. Ein Klick auf den Eintrag öffnet die Detailansicht, in der du Miete und Nebenkosten anpassen, Fälligkeiten ändern, Mieter hinzufügen oder entfernen und passende Dokumente oder Nebenkostenabrechnungen verknüpfen kannst. So entsteht eine vollständige Historie je Mietverhältnis, die du für Auswertungen, Nachweise und spätere Klärungen nutzt.
Neue Mietverhältnisse legst du direkt aus der Übersicht an. Du wählst Objekt und Einheit, ordnest einen oder mehrere Kontakte als Mieter zu, definierst Mietbeginn und ggf. Mietende und trägst die vereinbarte Miete inklusive Nebenkosten sowie die Fälligkeit ein. Optionale Angaben wie Kautionshöhe, Zahlungsstatus und interne Notizen helfen, individuelle Vereinbarungen sauber zu dokumentieren. Nach dem Speichern erscheint das Mietverhältnis ab dem Startdatum automatisch mit Status „Aktiv" in der Übersicht und fließt in Dashboards, Einnahmenübersichten und Cashflow-Berechnungen ein.
Beim Auszug eines Mieters erfasst du Kündigungs- und Auszugsdatum und änderst den Status von „Aktiv" zunächst auf „Gekündigt" und anschließend auf „Ausgezogen". Das Mietverhältnis bleibt im System für Auswertungen und Nachweise erhalten, wird jedoch nicht mehr als aktiver Vertrag in laufenden Auswertungen gezählt. Diese klaren Statuswechsel stellen sicher, dass deine Bestandskennzahlen die tatsächliche Belegung korrekt abbilden.
Kontakte – zentrales Adressbuch für deinen Bestand
Der Bereich Kontakte dient als zentrales Adressbuch für alle Personen und Organisationen, mit denen du zusammenarbeitest: Mieter, Dienstleister, Banken, Behörden und sonstige Partner. Kennzahlen in der Kopfzeile zeigen, wie viele Kontakte insgesamt vorhanden sind, wie viele davon Mieter sind und wie viele aktuell als aktiv gelten. Über Typ- und Statusfilter fokussierst du dich gezielt auf bestimmte Gruppen, etwa nur Mieter oder nur aktive Dienstleister.
In der Kontaktliste siehst du die wichtigsten Stammdaten auf einen Blick: Name, Kontakttyp, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Ort und Status. Über Aktionssymbole öffnest oder bearbeitest du einen Kontakt mit einem Klick. Die Suchfunktion unterstützt dich dabei, Kontakte nach Name, E-Mail, Telefonnummer oder Ort schnell wiederzufinden – auch bei größeren Beständen.
Das Anlegen eines neuen Kontakts erfolgt in wenigen Schritten. Du wählst den Kontakttyp (Mieter, Dienstleister, Bank, Behörde oder Sonstige), erfasst allgemeine Kontaktdaten und ergänzt bei Bedarf Notizen, Referenz- oder Kundennummern sowie Bankverbindungen. Bestehende Kontakte lassen sich jederzeit aktualisieren. Anstatt Kontakte zu löschen, kannst du den Status auf „Inaktiv" setzen, damit historische Verknüpfungen zu Mietverhältnissen, Zahlungen oder Dokumenten erhalten bleiben.
Bestehende Kontakte aus anderen Systemen müssen nicht manuell übertragen werden. Der Importassistent unterstützt vier Quellen: Apple-Kontakte (VCF-Export aus iOS oder macOS), Google Contacts (CSV-Export aus Google), allgemeine CSV-Dateien mit beliebiger Spaltenstruktur sowie einzelne vCard-Dateien (VCF). Nach dem Hochladen der Datei zeigt das System eine Vorschau der erkannten Felder. Nicht eindeutig zuordenbare Spalten lassen sich in einem Mapping-Schritt manuell zuweisen. Bereits vorhandene Kontakte werden anhand von E-Mail-Adresse oder Name erkannt und nicht erneut angelegt, sodass kein Kontakt doppelt im System landet.
Kontakte sind eng mit den anderen Modulen im Bereich Verwaltung verknüpft. Im Modul Mieter ordnest du jedem Mietverhältnis einen oder mehrere Mieter-Kontakte zu. In den Nebenkostenabrechnungen werden Mieteradressen und Dienstleister für Abrechnungen genutzt. In Zahlungs- und Dokumentenprozessen wählst du den passenden Kontakt als Zahler, Empfänger oder Referenz. So vermeidest du doppelte Datenerfassung und sicherst konsistente Stammdaten im gesamten System.
Nebenkostenabrechnungen – Betriebskosten rechtssicher abrechnen
Im Modul Nebenkostenabrechnungen erstellst und verwaltest du Betriebskostenabrechnungen für deine Objekte gemäß dem österreichischen Mietrechtsgesetz (MRG). Die Übersicht zeigt, wie viele Abrechnungen es insgesamt gibt und wie viele sich im Status Entwurf, Fertig oder Versendet befinden. Über Statusfilter konzentrierst du dich auf Abrechnungen in Vorbereitung, versandbereite Abrechnungen oder bereits verschickte Unterlagen.
Bei der Erstellung einer neuen Abrechnung wählst du Objekt und Abrechnungszeitraum, definierst die Kostenarten gemäß MRG (z. B. Heizung, Wasser, Müll, Grundsteuer) und erfasst die Gesamtkosten je Kostenart. Anschließend legst du die Umlageschlüssel fest, etwa Quadratmeter, Personenzahl oder Verbrauchswerte, und ordnest alle zum Objekt gehörenden Einheiten und Mieter zu. Das System berechnet automatisch den Anteil je Mieter und zeigt eine Vorschau für jede Einzelabrechnung, die du bei Bedarf anpasst.
Sind alle Werte geprüft, markierst du die Abrechnung als Fertig und nutzt die Funktion Senden, um die Unterlagen gesammelt oder je Einheit an die Mieter zu versenden. Das System erzeugt PDF-Dokumente, speichert diese im Dokumentenbereich und setzt den Status auf Versendet inklusive Versanddatum. Von dort aus kannst du Einzelabrechnungen oder Gesamtdokumente exportieren und für deine Unterlagen oder die Kommunikation mit Steuerberatern und Eigentümern nutzen.
Die Nebenkostenabrechnungen sind eng mit den Bereichen Mieter und Kontakte verbunden. Mieter aus dem Modul Mieter werden beim ausgewählten Objekt automatisch vorgeschlagen. Aus Nachzahlungen oder Guthaben kannst du direkt Zahlungseinträge erzeugen und verfolgen, ob offene Beträge beglichen wurden.
Transaktionen – alle Zahlungen den richtigen Objekten zuordnen
Im Modul Transaktionen verwaltest du alle ein- und ausgehenden Zahlungen, die dein Immobilienportfolio betreffen. Du kannst Buchungen per CSV- oder Excel-Import aus deinem Online-Banking übernehmen oder bei Bedarf manuell anlegen. Jede Transaktion lässt sich als Einnahme oder Ausgabe klassifizieren und direkt Mietern, Objekten und Kategorien zuordnen.
Beim CSV-Import greift eine automatische Duplikaterkennung: Bereits importierte Transaktionen werden anhand von Buchungsdatum, Betrag und Gegenkonto erkannt und stillschweigend übersprungen. Du erhältst nach dem Import eine Zusammenfassung, wie viele Datensätze neu hinzugefügt und wie viele als Duplikate ignoriert wurden. Wird dieselbe Exportdatei der Bank versehentlich ein zweites Mal eingespielt, entstehen keine doppelten Einträge – deine Transaktionsliste bleibt sauber.
Die Transaktionsübersicht bietet leistungsfähige Filter für Zeitraum, Status und Typ. So kannst du die Liste auf nicht zugeordnete Transaktionen, Systemvorschläge, bereits zugeordnete Buchungen oder ignorierte Einträge einschränken. Vorschlagsfunktionen unterstützen dich dabei, wiederkehrende Zahlungen einheitlich und korrekt zu verbuchen. Sobald Transaktionen zugeordnet sind, fließen sie automatisch in die Übersichten Einnahmen und Ausgaben ein.
Einnahmen – alle Mieteinnahmen und sonstigen Erlöse
Die Einnahmenübersicht zeigt alle zahlungsrelevanten Erlöse zu deinen Objekten in einer gefilterten, objektbezogenen Sicht. Du kannst die Ansicht nach Zeitraum, Objekt, Einnahmenart (z. B. Miete, Kaution, Nebenkostenvorauszahlung oder Förderung) und Zahlungsstatus einschränken. So siehst du jederzeit, wie viele Einnahmen in einem Zeitraum erwartet, bereits erhalten und noch offen sind.
Neben der Liste einzelner Einnahmenbuchungen zeigt der Kopfbereich zentrale Kennzahlen: erwartete Einnahmen, erhaltene Einnahmen, offener Betrag und Einzahlungsquote in Prozent. Besonders im Fokus stehen überfällige Zahlungen – für jedes betroffene Mietverhältnis siehst du, welcher Mieter für welches Objekt im Rückstand ist, um wie viele Tage und mit welcher Summe.
Als Verwalter mehrerer Objekte kannst du die Einnahmenansicht auf eine einzelne Immobilie einschränken, den Zeitraum festlegen und die gefilterte Übersicht als PDF-Bericht drucken. Der Bericht zeigt ausschließlich die Daten der ausgewählten Immobilie und eignet sich damit ideal für objektbezogene Eigentümerberichte. Den fertigen Bericht versendest du direkt aus dem System per E-Mail an Eigentümer, Mieter, Steuerberater oder andere Empfänger – ohne Umweg über externe Programme.
Ausgaben – alle immobilienbezogenen Kosten im Griff
Im Modul Ausgaben erfasst und analysierst du sämtliche Kosten, die im Zusammenhang mit deinen Immobilien entstehen. Im Kopfbereich siehst du die Gesamtausgaben für den gewählten Zeitraum sowie die Aufteilung in umlagefähige und nicht umlagefähige Kosten. So erkennst du sofort, welche Ausgaben später über Nebenkostenabrechnungen auf Mieter umgelegt werden können und welche du selbst trägst.
Neue Ausgaben lassen sich auf drei Wegen erfassen: manuell über ein Formular, aus importierten Transaktionen – oder per KI-Beleganalyse. Beim Belegupload lädst du ein Foto oder eine Bilddatei einer Rechnung hoch. Die KI liest Betrag, Datum, Aussteller und Verwendungszweck automatisch aus und schlägt die passende Ausgabenkategorie sowie das zugehörige Objekt vor. Du prüfst die erkannten Werte, korrigierst bei Bedarf und speicherst den Eintrag mit einem Klick – ohne manuelles Abtippen.
Bevor ein neuer Beleg gespeichert wird, prüft das System automatisch auf Duplikate: Betrag, Datum, Kategorie und Objekt werden mit bereits vorhandenen Einträgen abgeglichen. Wird ein mögliches Duplikat erkannt, erhältst du einen Warnhinweis und kannst entscheiden, ob es sich um eine tatsächliche Doppelerfassung oder um eine ähnliche, aber eigenständige Ausgabe handelt. So bleibt deine Ausgabenliste zuverlässig sauber.
Die Übersicht lässt sich nach Zeitraum, Objekt, Kostenkategorie und Umlagefähigkeit filtern. Als Verwalter kannst du die Ansicht auf eine einzelne Immobilie einschränken und die gefilterte Ausgabenliste als PDF-Bericht drucken. Den Bericht versendest du direkt per E-Mail an Eigentümer, Steuerberater oder andere Empfänger. Die umfangreiche Kategorieliste deckt typische Betriebs- und Instandhaltungskosten, Versicherungen, Steuern, Finanzierungskosten und Verwaltungsausgaben ab.
Ein integrierter Verwaltungs-Hub für den Alltag
Gemeinsam bilden Mieter, Kontakte, Nebenkostenabrechnungen, Transaktionen, Einnahmen und Ausgaben das operative und finanzielle Herzstück von SmartLandlord. Du erfasst alle Mietverhältnisse, hältst Kontaktdaten aktuell, bildest jährliche Betriebskostenabrechnungen ab und behältst deinen gesamten Cashflow jederzeit im Blick – alles in einem durchgängigen Workflow ohne Medienbrüche.