Betriebskosten — Nebenkostenabrechnung erstellen

Auf der Seite Betriebskosten erstellen Sie eine Nebenkostenabrechnung und verteilen die laufenden Kosten einer Immobilie für einen gewählten Zeitraum auf ihre Mieter. Öffnen Sie sie unter Verwaltung → Betriebskosten.

Verwenden Sie diese Seite, um eine Abrechnung einzurichten, Kostenpositionen hinzuzufügen und zu verteilen, den Anteil jedes Mieters zu berechnen sowie die Abrechnungen und PDFs je Mieter abzuschließen und herunterzuladen.

Sie können eine Abrechnung auch direkt von einem Mieter aus starten: Auf der Seite eines Mieters öffnet die Aktion für Betriebskostenabrechnungen diese Seite bereits gefiltert auf die Immobilie dieses Mieters. Wenn Sie auf diesem Weg hierher gelangen, ist die Immobilie vorausgewählt und das früheste noch nicht abgerechnete Jahr wird Ihnen vorgeschlagen, sodass Sie die Abrechnung mit wenigen Klicks erstellen können.

Voraussetzungen

Um eine nutzbare Abrechnung zu erstellen, benötigen Sie:

Eine Immobilie in Ihrem Portfolio.
Mindestens einen Mieter mit einem aktiven Mietvertrag, der den Abrechnungszeitraum abdeckt.

Wenn die Immobilie oder ein aktiver Mietvertrag fehlt, können die Mieterzuordnungen und Abrechnungsberechnungen nicht abgeschlossen werden.

Falls diese fehlen, fügen Sie zuerst die Immobilie und den Mietvertrag hinzu und kehren Sie dann zu den Betriebskosten zurück.

1. Abrechnung erstellen

Klicken Sie auf Neue Abrechnung, um eine neue Abrechnung zu starten, und geben Sie folgendes ein:

Die Eigentum, die Sie abrechnen. Bei Auswahl einer Immobilie werden die gesamte Gebäudefläche und die Anzahl der Einheiten aus dieser Immobilie vorausgefüllt, sofern diese Werte bekannt sind.
Das Jahr und den Zeitraum Typ:

Jährlich (Jan-Dez),
H1 (Jan-Jun) oder H2 (Jul-Dez),
Q1 (Jänner-März) bis Q4 (Okt-Dez).
Die Gesamtwohnfläche / Gebäudefläche (m²), die erforderlich ist.
Optional die Anzahl Einheiten und die Anzahl Personen.
Optional eine Beschreibung für Ihre eigene Referenz.

Klicken Sie auf Artikel erstellen und hinzufügen →, um zu speichern. Die Abrechnung wird mit dem Status Entwurf erstellt und Sie gelangen direkt zum Schritt der Kostenpositionen.

Die gesamte Gebäudefläche muss korrekt eingegeben werden, da Verteilungsberechnungen davon abhängen können.

Wenn Sie einen Abrechnungszeitraum wählen, der noch nicht abgeschlossen ist, warnt die App, dass die Kosten möglicherweise noch unvollständig sind. Rechnen Sie einen Zeitraum erst ab, wenn er beendet ist.

2. Kostenpositionen hinzufügen

Verwenden Sie Kostenpunkt hinzufügen, um jede laufende Kosten hinzuzufügen, die Sie umlegen möchten, zum Beispiel:

Heizung
Grundsteuer
Versicherung
Hausmeister

Geben Sie für jede Kostenposition ein:

Den Betrag.
Eine Zuteilungsmethode, die festlegt, wie die Kosten aufgeteilt werden:

Gleichmäßig je Wohneinheit – nach Einheiten.
Nach Wohnfläche (m²) – nach Wohnfläche.
Nach Personenzahl – nach Personenzahl.
Pauschal / fester Betrag je Mieter – nach Festbetrag.
Nach Verbrauch / Zählerständen – nach Verbrauch.

Wenn Sie die Kosten dieser Immobilie bereits als Ausgaben erfassen, verwenden Sie Aus Ausgaben importieren, um passende Ausgaben automatisch als Kostenpositionen zu übernehmen, und passen Sie diese anschließend nach Bedarf an.

Wählen Sie für jede Kostenposition die korrekte Umlagemethode. Falsche Verteilungsschlüssel können zu unkorrekten Mieterforderungen führen.

Wählen Sie die Umlagemethode, die der Vereinbarung und der Art der Kosten entspricht. Wenn Sie alle Kosten hinzugefügt haben, fahren Sie mit Zuteilung → berechnen fort.

3. Berechnen

Wenn alle relevanten Kostenpositionen eingegeben wurden, klicken Sie auf Berechnen.

Das System berechnet für jeden Mieter der Immobilie:

seinen Anteil an jeder Kostenposition,
seine gesamten Vorauszahlungen,
den daraus resultierenden Saldo.

Der Saldo zeigt entweder ein Guthaben oder einen zu zahlenden Betrag. Es werden nur Mieter berücksichtigt, deren Mietvertrag den Abrechnungszeitraum abdeckt, und ihr Anteil wird danach gewichtet, wie lange sie die Einheit im Zeitraum tatsächlich bewohnt haben.

Die Berechnung ist mieterbezogen. Wenn die Immobilie noch keine Mieter hat, zeigt die App einen Hinweis (Noch keine Mieteraufteilung) und lässt Sie direkt mit Mieter anlegen einen anlegen. Fehlt einem Mieter ein Mietbeginndatum, wird er übersprungen (Einige Mieter wurden übersprungen) — öffnen Sie diesen Mieter, ergänzen Sie das Datum und berechnen Sie dann neu, damit er einbezogen wird.

Überprüfen Sie die Berechnungsergebnisse sorgfältig, bevor Sie die Abrechnung abschließen. Korrigieren Sie Kostenpositionen oder Verteilungseinstellungen, die unrichtig erscheinen.

Überprüfen Sie die Ergebnisse, bevor Sie fortfahren, und passen Sie Kostenpositionen oder Verteilungsschlüssel an, falls etwas nicht korrekt erscheint. Nach der Berechnung wechselt die Abrechnung in den Status Berechnet; Sie können sie bis zum Abschluss weiterhin bearbeiten und neu berechnen.

4. Abschließen und versenden

Sobald Sie mit der Berechnung zufrieden sind:

1. Klicken Sie auf Fertigstellen und bestätigen Sie, um die Abrechnung zu sperren. Ihr Status wird zu Fertiggestellt.

2. Laden Sie bei Bedarf PDFs herunter:

die vollständige Abrechnung oder
eine Abrechnung für einen einzelnen Mieter (öffnen Sie die Abrechnung des Mieters und verwenden Sie deren Download-Button).

Nach dem Abschluss ist die Abrechnung gesperrt und kann nicht mehr bearbeitet werden (Sie können sie weiterhin ansehen und herunterladen).

Nach dem Abschluss wird die Abrechnung Teil Ihrer Abrechnungshistorie. Der Versand von Abrechnungen an Mieter direkt aus der App wird gesondert eingeführt; laden Sie vorerst das PDF jedes Mieters herunter und teilen Sie es wie gewohnt.

Mieterabrechnungen

Öffnen Sie die Abrechnung eines beliebigen Mieters, um dessen detaillierte Aufschlüsselung einzusehen. Jede mieterspezifische Abrechnung zeigt:

Kostenarten und Gesamtkosten,
Ihr Anteil (den Anteil des Mieters in Prozent),
Zeitfaktor (den Belegungszeitfaktor),
Ihr Betrag (den Betrag des Mieters),
die Vorauszahlungen des Mieters und
das Ergebnis als entweder:

Kredit an den Mieter oder
Zusätzliche Zahlung fällig.

Mieter können klar erkennen, wie ihr Anteil berechnet wurde und ob sie eine Rückerstattung erhalten oder nachzahlen müssen. Verwenden Sie den Download-Button auf dieser Seite, um die Abrechnung dieses Mieters als PDF zu speichern.

Statusverlauf

Jede Abrechnung durchläuft folgende Phasen:

Entwurf – erstellt, noch bearbeitbar.
Berechnet – Kosten und Mieteranteile wurden berechnet; weiterhin bearbeitbar, und Sie können neu berechnen.
Fertiggestellt – gesperrt und bestätigt.
Versendet – an Mieter versendet.

Überprüfen Sie den Status der Abrechnung, bevor Sie Änderungen vornehmen. Nur Abrechnungen im Entwurfs- und im berechneten Status bleiben bearbeitbar; nach dem Abschluss ist eine Abrechnung gesperrt.

Verwenden Sie den Status, um schnell zu erkennen, wo sich eine Abrechnung im Prozess befindet – von der ersten Einrichtung bis zur abgeschlossenen Zustellung.